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取扱いがズサンになりがち「会社の鍵の管理方法」2009:03:13:16:59:55
個人の机、金庫から事務所まで、会社で使用・管理する鍵の数は膨大です。
個人情報保護などセキュリティの面からいえば、施錠しなければならない場面は年々増えている、といえるでしょう。
ところが一方で管理が面倒になり、ルールはあってもおざなりになっているケースがあるようです。
最近はＩＤカード・社員証を兼ねたカードキーのシステムを取り入れるオフィスも増えてきました。キーレスの暗証番号方式の個人ロッカーなども登場しています。とはいえ、職場からすべての鍵がなくなることもないでしょう。
１．会社で管理する鍵には二つタイプがある
会社で使っている鍵は、大きく分けて、二つのタイプがあります。
ひとつは、社外に持ち出されることが基本的にない鍵です。たとえば金庫、劇薬庫、建物のマスターキーなどです。
こうした鍵は、使用者も極めて少数に限定されます。施錠できるキーボックスに収納し、それ自体が二重、三重のセキュリティがかけられるべきものです。管理責任者も二～三名にとどめ、責任者以外は絶対に触れることがないよう管理する必要があります。
もうひとつのタイプは、数が多かったり、社外に持ち出す可能性が高い鍵です。事務所や倉庫、会議室等の出入り口、更衣室などの鍵は全員に持たせるわけにはいかないとはいえ、複数の社員が日常的に使用することになるでしょう。こうしたものをあまり厳重に管理するのは面倒です。机やロッカーなど個人で管理するもの、会社所有の自動車や自転車の鍵なども、外に持ち出されて使うことの多いタイプといえるでしょう。
こちらは「いま誰が持っているのか」「使っているのか」を把握することが大切です。
＜鍵管理の基本チェックリスト＞
□管理対象となる会社の鍵がすべて把握できているか
□どの鍵を誰が持っているか把握できているか
□マスターキーは厳重に保管してあるか
□キーボックスの鍵は最低でも二重になっているか
□複数の社員が使う鍵については貸出簿等で管理しているか
□管理台帳の記録と実態に矛盾はないか
□鍵の又貸し等が行なわれていないか
□スペアキー一式を安全な場所に保管しているか
□鍵の管理体制について、定期的に確認を行なっているか
企業実務２００９年２月号参照